Vinkki 2: Priorisoi
Sinulla on joko liikaa töitä tai sinusta tuntuu siltä. Lopputulema on sama. Aikaa ajattelemiseen ja uuden luomiseen ei jää.

Priorisointi on työkuorman selättämisen ensimmäinen vaihe. Ihan kuin kuulisin, että epäilet sanojani. Saatat ajatella, että tätä ohjetta on saanut kuulla kyllästymiseen asti.

Totta. Priorisointi nousee aina esille, kun puhutaan ajan käytöstä.

Omasta kokemuksestani tiedän, että tieto ei vielä muutu toiminnaksi. Priorisointia pitää harjoitella kuten kaikkia muitakin taitoja. Tässäkin harjoitus tekee mestarin.

Priorisoimalla otat niukan ajan apuriksesi ja katkaiset kiireen

Jotta työ maistuu, sen pitää olla sellaista, että siinä kokee kehittyvänsä. Todellisuudessa kehitämme oikeastaan samalla itseämme.

Monet vaihtavat työpaikkaa silloin, kun tuntuu siltä, että sillä ei ole enää mitään annettavaa oman kehityksen näkökulmasta.

Oikeus tehdä työtä, jossa kokee kehittyvänsä, kuuluu myös yrittäjälle. Yrittäjän on aika vaikea vaihtaa työpaikkaa, jos työ alkaa maistua puulta. Siksi kannattaa opetella toimimaan niin, että molemmat sekä työ että itse pääsevät uusiutumaan. 

Vinkki 3: Delegoi
Vierastatko myös käsitettä delegointia? Sitäkin tarjotaan keinoksi ajankäytön hallintaan.

Tiedän, tiedän. Kaikille se ei ole mahdollista, mutta monille on. Delegointikin on taito, joka pitää opetella. Toiset osaavat sen luonnostaan, mutta puurtajat eivät.

Muista myös, että osa yritystoiminnasta on sellaista, että se kannattaa ulkoistaa, jos ei itse ole alan osaaja. Väitän, että kirjanpidon lisäksi markkinoinnin ulkoistaminen jopa lisää tulosta.

Vinkki 4: Etsi aikasyöpöt
Mieti tavallista työpäivää, kuinka monta kertaa työsi keskeytyy, kun
• sähköpostia tulee
• puhelin soi
• somea on pakko seurata/päivittää
• jumiudut työssäsi ja alat tehdä jotakin muuta, usein sellaista, jota ei tarvitse tehdä – ainakaan juuri nyt
• etätyössä perheenjäsen tarvitsee jotakin
• etätyössä koira vaatii ulkoilutusta
• tulee kiireellinen työtehtävä, joka pitää hoitaa heti
• työkaveri/ystävä kaipaa juttuseuraa
• jatka luetteloa

Kun olet listannut omat aikasyöppösi, mieti mitä ja miten voit niitä karsia.  Esimerkiksi sähköposteille voi varata oman ajan. Sosiaalinen mediakaan, vaikka se olisi osa työtäsi, harvoin vaatii jatkuvaa läsnäoloa.

Laske, kuinka paljon sinulta kuluu aikaa, kun alat lukea jatkuvasti päivettyviä uutisia tai seuraat kavereita. Veikkaan, että hämmästyt.

Vinkki 5: Opettele suunnittelemaan
Nyt en puhu kalenteroinnista. Itse olen aika huono kalenterien täyttäjä. Jos aloitan jonkun opin mukaan merkitsemään kaikki tekemiset kalenteriin, homma lopahtaa.

Kalenteriin merkitsen kaikki tapaamiset ja sellaiset, joissa on kyse myös muiden ajasta.

Olen luonut itselleni sopivan toimintatavan
• hyvät rutiinit
– joka työpäivän päätteeksi 
– käytän noin15 minuuttia seuraavan päivän suunnitteluun, listaan valmiiksi tehtävät työt.
– käytän joka päivä 2 lyhyttä sessiota opiskeluun: toinen aamulla ennen töitä, toinen ruokiksen tai iltapäiväkahvin yhteydessä
teen joka päivä keskellä työpäivää yhden puolen tunnin lenkin, pakko sillä koira vaatii ulos.
• keskitetty viestitys
– käyn pari kolme kertaa päivässä lävitse sähköpostit. Jokaisen keskeytyksen jälkeen kestää hetki ennen kuin pääsee takaisin työhön, jota oli tekemässä. Flow-tilaan takaisin pääseminen kestää pitempään.
– käytän aamulla noin 15 minuuttia aikaa työn kannalta tärkeiden postausten etsimiseen /kommentoimiseen.
– talouteen liittyvät asiat keskitän perjantaihin

Kun perusasiat ovat selkeästi hallussa, työlle jää aikaa – ja myös väljyyttä. Oma kokemukseni on, että sähköposti on suurin aikasyöppö. Jos laatikkoon kilahtaa kaikkea kivaa, niiden lukemiseen ja käsittelyyn menee aikaa.

Olen tietoisesti tehnyt kalenterin väljäksi, koska haluan jättää muutoksille myös tilaa. Niitä tulee, vaikka kuinka tarkasti suunnittelisi päivänsä.

Ainakin minua ahdistaa liian tiukka kalenteri. Tulee tunne, ettei itse hallitse rahankäyttöään enää. Minulla on kokemusta tiukasta kalenterista, josta suuri osa oli sihteerin tekemiä varauksia.

Motivaatio kadoksissa
• Varaudu siihen, että et ole joka päivä kovin motivoitunet tekemisiisi. Huonoja päiviä tulee jokaiselle.
– vinkkini on, että avuksi munakello. Kun sen laittaa soimaan 20 minuutin välein. se aika pitää keskittyä yhteen tehtävään. Pieni jaloittelu ja uusi aika. Älä kuitenkaan jaloitele jääkaapille!
• Varaudu myös siihen, että vaikeat tai itselle ei niin mieluisat tehtävät tulevat hoidetuiksi.
– teen ikävät hommat pois heti aamusta, kun olen vielä virkeä, Jos lykkään ne myöhemmäksi, ne jäävät helposti seuraavaan päivään.
– kun vaikea tehtävä on käsillä, mietin lopputulosta en hankalaa tekemistä: kun tämä on valmiina, juon kahvit/käyn lenkillä/pidän tauon.

Artikkeli on julkaistu 15.2.2022